بسیاری از مواقع، عدم توجه به جزئیات کوچک مانند خطاهای فاکتور یا نادیده گرفتن صدور فاکتور رسمی، ممکن است منجر به مشکلات مالیاتی شود. برای پیشگیری از این مشکلات، لازم است ابتدا با مفهوم فاکتور رسمی آشنا شویم و در این مقاله به بررسی این موضوع میپردازیم.
هر گونه سند یا فاکتوری که به هر شکلی، از جمله دست نویس، کاغذی یا کامپیوتری، برای تصدیق یک معامله بین فروشنده و خریدار امضا شود، به عنوان فاکتور رسمی شناخته میشود. این فاکتور باید به اصول و قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تطابق داشته باشد و باید تایید وزارت دارایی را دریافت کرده باشد.
کاربرد فاکتور رسمی فروش
به منظور حفظ انضباط مالی و اطمینان حقوقی، صدور فاکتور رسمی برای همه بنگاههای اقتصادی، چه کوچک و چه بزرگ، که زیر نظام مالیات بر ارزش افزوده قرار دارند، الزامی است. بنابراین، این امر بیتوجه به ابعاد و اندازه واحد تجاری نیازمند است و هر خریدار میتواند درخواست صدور فاکتور رسمی را به منظور ثبت وجوه پرداختی خود داشته باشد. در صورتی که فروشنده از ارائه فاکتور رسمی امتناع نماید، ممکن است با پیگیریها و جرایم مرتبط مواجه شود.
همچنین، در مورد فروش خدمات، صدور فاکتور رسمی نه تنها برای معاملات مرتبط با کالاهای فیزیکی بلکه برای تمامی خدمات اساسی نیز لازم است.
تهیه و ارائه فاکتور رسمی
امروزه، با پیشرفت نرمافزارهای حسابداری، صدور انواع فاکتورهای رسمی به طریقی بسیار ساده قابل انجام است. این نرمافزارها امکان ایجاد فاکتورهای متنوع از جمله پیشفاکتور، فروشگاهی، رسمی، غیررسمی، حواله انبار، شخصی، نمایشی و … را با سهولت فراهم میکنند.
استفاده از این نرمافزارها به شما این امکان را میدهد که به صورت خودکار فاکتورهای مورد نظر خود را صادر و چاپ کنید. این روش باعث کاهش زمان مورد نیاز برای صدور و چاپ فاکتورها میشود. با چند کلیک ساده، تمامی اطلاعات مورد نیاز شما به صورت یکپارچه در قالب یک فاکتور آماده قرار میگیرد و برای چاپ آماده میشود.
فاکتور رسمی معتبر
اهم مشخصاتی که یک فاکتور رسمی یا صورتحساب مربوط به فروش کالا و خدمات باید آن را به شناسایی دارایی تبدیل کند به شرح زیر است:
1. شماره سریال: یکی از ویژگیهای حیاتی فاکتور رسمی، نحوه چاپ شماره سریال آن است. این شماره باید به روش افست (اتوماتیک) یا ملخی (سنتی و تکرنگ) باشد و با رنگ قرمز و برجسته چاپ شود تا برای ممیز دارایی به سهولت قابل مشاهده و تشخیص باشد.
2. اطلاعات خریدار و فروشنده: نام و آدرس کامل شرکت به همراه کد اقتصادی، کد ملی، کد پستی، شماره تلفن، و شماره ثبت شرکت باید به دقت در فاکتور ذکر شود.
3. تخفیفات، مالیات و عوارض: جزئیات کالا و خدمات، از جمله نام، تعداد، و قیمت هر واحد باید مشخص شده و سپس تخفیفها، مالیات، و عوارض به تفصیل محاسبه گردد. توجه به این نکته ضروری است که تخفیفها قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود تا دقت محاسبات افزایش یابد.
4. امضا و مهر: در پایان، تایید و امضای طرفین بر روی فاکتور رسمی الزامی است و مهم است که بدون هیچ گونه خط خوردگی انجام شود.
نظرات کاربران